< Terug

Vergaderlocatie regelen? Weet wat je zoekt

Je krijgt de opdracht om een vergaderlocatie te regelen. Buiten de deur.  Op een leuke locatie. Niet zo moeilijk toch? Maar toch is het met alleen deze informatie lastiger dan je denkt, want waar moet je zoeken? en wat is leuk? en natuurlijk de vraag: wat mag het kosten?

Boek maar een leuke vergaderlocatie

Voordat je met deze opdracht aan de gang gaat moet je misschien eerst wat meer informatie boven tafel krijgen.

  1. Doel van de bijeenkomst;  om wat voor bijeenkomst gaat het ? Is het een korte vergadering waarna iedereen weer naar huis gaat of is het een training of meeting voor medewerkers uit de hele regio of het hele land misschien? Zijn er deelnemers die moeten voorovernachten? Is het een teambuildingsdag of heisessie? Dan wil je misschien een bijzonder vergaderlokatie in de natuur. Daar is de mogelijkheid om buitenactiviteiten te organiseren.
  2. Regio;  baken je zoekgebied af: binnen welke regio zoek je een vergaderaccommodatie? Moet het centraal gelegen zijn of maakt dat niet uit?
  3. Type locatie; wil je een luxe plek of mag het meer basic zijn. Een vergaderlocatie in de natuur heeft voordelen
  4. Bereikbaarheid en reistijd; is er een maximale reistijd die geldt voor de deelnemers ? Als je een vergadering met overnachting boekt is dat misschien minder belangrijk en kun je een voorovernachting aanbieden? Soms is bereikbaarheid een belangrijk punt. Om 9.00 uur beginnen in de Randstad met alleen deelnemers uit het Noorden van het land is misschien niet handig, hoe leuk de lokatie ook is.
  5. Met overnachting? Soms heeft een vergadering, training, meeting of heisessie meer tijd nodig dan 1 dag. Dan is een overnachting erg prettig om bij te boeken.

Hoeveel budget heb je?

Niet altijd is duidelijk hoeveel budget je hebt om “iets leuks” te boeken. Vraag er wel naar want dat maakt het gesprek met de vergaderlocatie een stuk gemakkelijker.  Soms kun je onderhandelen en dan komen de locaties die eerst te duur leken toch in beeld. Bovendien, als het een erg leuke locatie is en iedereen is enthousiast dan mag er meestal wel wat budget bij.

Wie mag meebeslissen?

Nu kom je op glad ijs, want hoeveel mensen mogen beslissen over de definitieve vergaderlocatie? Realiseer je dat je het nooit iedereen naar de zin kunt maken. Zoveel mensen zoveel wensen. Uiteindelijk moet iemand de knoop doorhakken en een vergaderruimte boeken. Je kunt je manager bijvoorbeeld verschillende opties voorleggen en daaruit samen de beste kiezen. Heb je zelf beslissingsbevoegdheid? Kies dan ook zelf!

Wij helpen je graag met alle informatie die je nodig hebt om voor jouw meeting de juiste vergaderlocatie te boeken.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvende offerte.

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten